Andrea Di Martino Mental Coach con oltre 30 anni di esperienza in Time Management
Fornire strategie per pianificare il proprio tempo e conseguire senza stress gli obiettivi a breve, medio e lungo termine. Nel corso di time management impariamo a utilizzare le emozioni implicate nel modo di organizzare il tempo e a controllare il loro impatto nella nostra vita. Il tempo è una risorsa finita, impiegarlo al meglio migliora la qualità della nostra vita e ci fa fare cose significative.
Il segreto per avere un approccio efficace alla gestione del tempo consiste non solo nella pianificazione, ma anche e soprattutto nello stabilire le priorità. Il time management comprende diverse aree di intervento: La pianificazione delle attività, l’allocazione delle risorse, la definizione degli obiettivi, l’analisi delle tempistiche, il monitoraggio delle attività.
Saper gestire bene il tempo è importante non solo per la vita lavorativa ma anche per la vita personale. Significa riuscire a vivere una esistenza più efficace e produttiva sotto ogni aspetto.
Le quattro generazioni del time management
La prima generazione è composta da segnali acustici come le sveglie e i timer che avvisano una persona quando è il momento di svolgere un compito.
La seconda generazione riguarda la progettazione attraverso appunti scritti in agende, post-it, calendari. Questa generazione comprende la fase della definizione degli obiettivi.
La terza generazione consiste in una pianificazione giornaliera in grado di chiarire valori e priorità delle cose da fare.
La quarta generazione è una visione proattiva che usa gli strumenti indicati nei punti precedenti.
Piano d’azione
Per le attività individuali, e soprattutto per quelle lavorative, è fondamentale cominciare dalla definizione di un “piano d’azione”, ovvero da un elenco di attività semplici da svolgere in ordine. Una volta definite le attività, il passo successivo è riconoscere le priorità. Il modo per farlo è seguire questi punti per riuscire a definire il proprio piano:
- selezionare ciò che è importante;
- prevedere dei momenti in cui controllare il proprio piano;
- imparare a dire “no”;
- definire le priorità;
- impegnarsi a fondo;
- non pensare che le attività critiche possano essere svolte durante il tempo libero.
Come pianificare i nostri obiettivi
Dare precedenza alle priorità. È una regola molto importante per la gestione del tempo, che parte da un presupposto fondamentale: non si può fare tutto. Non solo perché un sovraccarico di cosa da fare ci fa vivere male, ma anche perché per essere davvero efficienti e raggiungere obiettivi importanti, “fare tutto” può essere addirittura controproducente.
La risposta è nella seconda regola, “comincia pensando alla fine”, che risponde a un’altra domanda fondamentale: qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere? È da qui che si inizia a fare la lista delle priorità, togliendo tutto ciò che è superfluo e che rischia solo di farci sprecare tempo e energie preziosi. A volte bisogna dire “no” e concentrarsi su quelle che riteniamo le priorità per arrivare dritti all’obiettivo. Questo non vale solo per i manager, ma va applicato anche nella vita quotidiana di ognuno di noi, perché può aiutarci a vivere in modo più equilibrato. Le priorità non riguardano solo ciò che va fatto, ma anche i valori e i principi per i quali ci si mette in azione. Questa regola vale per la quotidianità.